No ambiente corporativo, viagens a trabalho são uma parte fundamental do cotidiano de muitas empresas. Seja para reuniões, eventos ou negociações importantes, garantir que essas viagens ocorram de forma eficiente e dentro do orçamento é essencial.
Entretanto, a gestão dessas viagens envolve uma série de termos e jargões que, para quem não está habituado, podem gerar confusão. A seguir, explicaremos sete termos essenciais relacionados a viagens corporativas que você precisa conhecer.
A política de viagens é um documento interno que define as regras e orientações para as viagens dos funcionários de uma empresa. Esse conjunto de diretrizes cobre desde as opções de transporte e hospedagem até os limites de reembolso e procedimentos para despesas.
O objetivo é padronizar as práticas de viagem, garantindo que sejam seguras, econômicas e organizadas.
Funcionários que viajam a trabalho devem seguir essas orientações para evitar despesas excessivas ou escolhas inadequadas, como hospedagens fora dos padrões da empresa.
Uma TMC (Travel Management Company) é uma empresa especializada em auxiliar outras organizações no planejamento e gerenciamento de suas viagens corporativas. Essas empresas frequentemente têm acordos com companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos, oferecendo tarifas negociadas e suporte completo aos viajantes.
Além disso, as TMCs cuidam de reservas, reembolsos e organização de itinerários, facilitando a logística e garantindo que tudo seja feito de forma eficiente e dentro do orçamento estabelecido pela empresa cliente.
As despesas de viagem abrangem todos os custos gerados durante uma viagem a trabalho, como passagens aéreas, estadias em hotéis, refeições, transporte local e outros itens relacionados. Muitas empresas estabelecem um processo detalhado para o reembolso dessas despesas, exigindo que os funcionários apresentem comprovantes para cada gasto.
Seguir a política de despesas da empresa é crucial para garantir que os reembolsos sejam processados corretamente e dentro dos prazos estabelecidos. Isso ajuda tanto a empresa quanto o colaborador a manter um controle financeiro eficiente.
O itinerário de viagem é um documento que contém todas as informações essenciais da jornada, incluindo voos, horários, reservas de hotel e outros detalhes importantes. Esse roteiro ajuda o viajante a planejar e organizar sua viagem com eficiência, além de compartilhar as informações com outros membros da equipe, familiares ou gestores.
Normalmente, o itinerário é elaborado pela empresa de gestão de viagens (TMC) ou pelo próprio departamento responsável pelas viagens dentro da empresa.
Duty of Care, ou Dever de Cuidado, é um conceito legal que se refere à obrigação da empresa de garantir a segurança e o bem-estar dos funcionários durante suas viagens. Isso inclui a identificação de possíveis riscos, como destinos perigosos ou condições de saúde e segurança adversas.
As empresas devem adotar medidas preventivas e fornecer suporte adequado, como seguros de viagem, assistência médica e orientações sobre como agir em emergências. Esse compromisso é essencial para assegurar que os colaboradores viajem com segurança e confiança.
O perfil do viajante é uma ficha que contém informações pessoais e preferências de viagem de cada colaborador que realiza viagens a trabalho. Esse perfil inclui detalhes como preferências por companhias aéreas, tipos de hotéis, necessidades alimentares ou de saúde e programas de fidelidade.
Ter um perfil atualizado facilita o planejamento das viagens, garantindo que as reservas atendam às expectativas e necessidades do funcionário, além de ajudar a empresa a negociar melhores condições com fornecedores e evitar contratempos.
O gestor de viagens é o profissional responsável por supervisionar e administrar todo o processo relacionado às viagens corporativas. Esse papel inclui o controle de orçamento, implementação e revisão da política de viagens, além de garantir que todos os procedimentos sejam seguidos para proporcionar uma experiência segura e eficiente aos funcionários.
Esse profissional normalmente trabalha em estreita colaboração com diferentes departamentos, como finanças e recursos humanos, para otimizar custos e garantir a conformidade das viagens com as diretrizes da empresa.
Compreender esses termos é fundamental para quem atua no ambiente corporativo, seja organizando ou participando de viagens a trabalho. Dominar a gestão eficiente das viagens garante não apenas o cumprimento das metas empresariais, mas também a segurança e o bem-estar dos colaboradores envolvidos.
E lembre-se: escolher um parceiro de confiança para organizar suas viagens corporativas faz toda a diferença. Uma empresa especializada pode otimizar o planejamento, reduzir custos e garantir a segurança e o conforto dos seus colaboradores. Invista na tranquilidade e eficiência das suas viagens corporativas com o apoio da Fibratur.
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