Termos Essenciais de Viagens Corporativas: Tudo o que Você Precisa Saber
No ambiente corporativo, viagens a trabalho são uma parte fundamental do cotidiano de muitas empresas. Seja para reuniões, eventos ou negociações importantes, garantir que essas viagens ocorram de forma eficiente e dentro do orçamento é essencial.
Entretanto, a gestão dessas viagens envolve uma série de termos e jargões que, para quem não está habituado, podem gerar confusão. A seguir, explicaremos sete termos essenciais relacionados a viagens corporativas que você precisa conhecer.
1. Política de Viagens
A política de viagens é um documento interno que define as regras e orientações para as viagens dos funcionários de uma empresa. Esse conjunto de diretrizes cobre desde as opções de transporte e hospedagem até os limites de reembolso e procedimentos para despesas.
O objetivo é padronizar as práticas de viagem, garantindo que sejam seguras, econômicas e organizadas.
Funcionários que viajam a trabalho devem seguir essas orientações para evitar despesas excessivas ou escolhas inadequadas, como hospedagens fora dos padrões da empresa.
2. Empresa de Gestão de Viagens (TMC)
Uma TMC (Travel Management Company) é uma empresa especializada em auxiliar outras organizações no planejamento e gerenciamento de suas viagens corporativas. Essas empresas frequentemente têm acordos com companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos, oferecendo tarifas negociadas e suporte completo aos viajantes.
Além disso, as TMCs cuidam de reservas, reembolsos e organização de itinerários, facilitando a logística e garantindo que tudo seja feito de forma eficiente e dentro do orçamento estabelecido pela empresa cliente.
3. Despesas de Viagem
As despesas de viagem abrangem todos os custos gerados durante uma viagem a trabalho, como passagens aéreas, estadias em hotéis, refeições, transporte local e outros itens relacionados. Muitas empresas estabelecem um processo detalhado para o reembolso dessas despesas, exigindo que os funcionários apresentem comprovantes para cada gasto.
Seguir a política de despesas da empresa é crucial para garantir que os reembolsos sejam processados corretamente e dentro dos prazos estabelecidos. Isso ajuda tanto a empresa quanto o colaborador a manter um controle financeiro eficiente.
4. Itinerário de Viagem
O itinerário de viagem é um documento que contém todas as informações essenciais da jornada, incluindo voos, horários, reservas de hotel e outros detalhes importantes. Esse roteiro ajuda o viajante a planejar e organizar sua viagem com eficiência, além de compartilhar as informações com outros membros da equipe, familiares ou gestores.
Normalmente, o itinerário é elaborado pela empresa de gestão de viagens (TMC) ou pelo próprio departamento responsável pelas viagens dentro da empresa.
5. Duty of Care (Dever de Cuidado)
Duty of Care, ou Dever de Cuidado, é um conceito legal que se refere à obrigação da empresa de garantir a segurança e o bem-estar dos funcionários durante suas viagens. Isso inclui a identificação de possíveis riscos, como destinos perigosos ou condições de saúde e segurança adversas.
As empresas devem adotar medidas preventivas e fornecer suporte adequado, como seguros de viagem, assistência médica e orientações sobre como agir em emergências. Esse compromisso é essencial para assegurar que os colaboradores viajem com segurança e confiança.
6. Perfil do Viajante (Traveler Profile)
O perfil do viajante é uma ficha que contém informações pessoais e preferências de viagem de cada colaborador que realiza viagens a trabalho. Esse perfil inclui detalhes como preferências por companhias aéreas, tipos de hotéis, necessidades alimentares ou de saúde e programas de fidelidade.
Ter um perfil atualizado facilita o planejamento das viagens, garantindo que as reservas atendam às expectativas e necessidades do funcionário, além de ajudar a empresa a negociar melhores condições com fornecedores e evitar contratempos.
7. Gestor de Viagens
O gestor de viagens é o profissional responsável por supervisionar e administrar todo o processo relacionado às viagens corporativas. Esse papel inclui o controle de orçamento, implementação e revisão da política de viagens, além de garantir que todos os procedimentos sejam seguidos para proporcionar uma experiência segura e eficiente aos funcionários.
Esse profissional normalmente trabalha em estreita colaboração com diferentes departamentos, como finanças e recursos humanos, para otimizar custos e garantir a conformidade das viagens com as diretrizes da empresa.
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Compreender esses termos é fundamental para quem atua no ambiente corporativo, seja organizando ou participando de viagens a trabalho. Dominar a gestão eficiente das viagens garante não apenas o cumprimento das metas empresariais, mas também a segurança e o bem-estar dos colaboradores envolvidos.
E lembre-se: escolher um parceiro de confiança para organizar suas viagens corporativas faz toda a diferença. Uma empresa especializada pode otimizar o planejamento, reduzir custos e garantir a segurança e o conforto dos seus colaboradores. Invista na tranquilidade e eficiência das suas viagens corporativas com o apoio da Fibratur.





